書類電子化活用例(介護保険事業所編)


弊社のお客様ですが、「重要事項明細書」、「契約書」、「サービス計画書」、「提供票」etc全てを電子化して利用者毎のバインダーはありません。

利用者ごとのバインダー

 

 

目次


1.なぜ、無くされたか経緯

 

2.電子化の手順

 

3.電子化することで得られた効果

 

4.電子化することで気をつけること

 


 

 

1.なぜ、無くされたか経緯

 

①バインダーを保管する場所がもったいない

 

②閉じるバインダーを探す手間が大変

 

③穴あけ、閉じる手間がかかる

 

④利用者の書類を調べるのに時間がかかる

 


 


2.電子化の手順

 

①送られてきた書類、システムから出力された書類であっても利用者のサイン押印された書類をスキャンして利用者、書類種類、月等でファイル名を指定してPDF形式で保存します。  

 

②保存するフォルダーを1つにすると時間経過と共に膨大な量になりますので、フォルダー分けをシステムで自動で行います。

 

③後で検索する時間を短縮するため、データベースに検索用のテーブルを設けます。フォルダー内をファイル名で検索すると量が多くなるとレスポンスが落ちますので検索する時、まず検索用のテーブルから調べますので瞬時に該当分を持って来れます。

 


 


3.電子化することで得られた効果


①書類の保管する場所、書棚が不要になりました。


②書類を綴じる作業がなくなりました。


③書類の検索がシステムから瞬時にできるようになりました。

 

監査に必要な書類が揃っていない利用者の、どの書類かが分かるようになりました。


⑤書類をスキャンする作業が増えました。

但し、アルバイト等にその作業を委託して安い費用でされています。

 

 


 


4.電子化することで気をつけること

 

①書類は保管しませんので、電子化したPDFが重要になります。自動バックアップでハードディスク損傷に対応できる仕組みを講じます。


2019年01月22日