書類電子化(介護保険事業所編)

介護保険事業所でよく目にする利用者毎のバインダー

書類電子化の使用例



弊社のお客様ですが、「重要事項明細書」、「契約書」、「サービス計画書」、「提供票」etc
全てを電子化して読み取った書類は廃棄、利用者毎のバインダーはありません。

目次

1.なぜ、無くされたか経緯
 
2.電子化の手順

3.電子化することでの効果

4.電子化することで気をつけること

5.これから電子化をご検討のお客様へのご提案




1.なぜ、無くされたか経緯

①バインダーを保管する場所がもったいない

②閉じるバインダーを探す手間が大変

③穴あけ、閉じる手間がかかる

④利用者の書類を調べるのに時間がかかる




  
2.電子化の手順

①送られてきた書類、システムから出力された書類であっても利用者のサイン押印された書類をスキャンして利用者、書類種類、月等でファイル名を指定してPDF形式で保存します。
  
②保存するフォルダーを1つにすると時間経過と共に膨大な量になりますので、フォルダー分けをシステムで自動で行います。

③後で検索する時間を短縮するため、データベースに検索用のテーブルを設けます。
フォルダー内をファイル名で検索すると量が多くなるとレスポンスが落ちますので
検索する時、まず検索用のテーブルから調べますので瞬時に該当分を持って来れます。
 




3.電子化することで得られた効果
  

①書類の保管する場所、書棚が不要になりました。

②書類を綴じる作業がなくなりました。

③書類の検索がシステムから瞬時にできるようになりました。
 
④監査に必要な書類が揃っていない利用者の、どの書類かが分かるようになりました。

⑤書類をスキャンする作業が増えました。
 但し、アルバイト等にその作業を委託して安い費用でされています。




4.電子化することで気をつけること

①書類は保管しませんので、電子化したPDFが重要になります。自動バックアップでハードディスク損傷に対応できる仕組みを講じます。  

 



5.これから電子化をご検討のお客様へのご提案

1つ1つに利用者名、種類、月の名前付けは大変ですし作業費用がかかりますので、簡単な仕組みをご提案致します。

①利用者のバインダーに綴られた書類を利用者名のフォルダーを作成して、そこに綴られた書類をスキャナが付けるファイル名でPDFに保存します。 

②弊社提供の検索ソフトで検索します。

検索手順 

ア.利用者のフォルダーを指定します。

イ.文字列検索機能で「重要事項明細書」、「契約書」等の文字を指定して検索します。

文字列検索機能でAND機能が有りますので、月毎の「提供票」などの書類は、その文字列と「○月」で検索出来ます。